خبراء يكشفون.. لماذا قد تكون آخر 5 دقائق في اجتماعات العمل أهم من الاجتماع نفسه؟

هل سبق أن خرجت من اجتماع عمل متأخرا لتجد نفسك تدخل مباشرة في اجتماع آخر دون وقت لالتقاط الأنفاس أو ترتيب أفكارك؟ قد تبدو هذه الدقائق القليلة غير مؤثرة، لكنها وفق خبراء الإنتاجية قد تكون العامل الفاصل بين يوم عمل منظم وآخر مليء بالضغط والتشتت.

وينصح متخصصون في إدارة الوقت بإنهاء الاجتماعات قبل موعدها ببضع دقائق، معتبرين أن هذه المساحة القصيرة تمنح الموظفين فرصة لمراجعة الملاحظات، وتسجيل القرارات المهمة، والاستعداد للمهام التالية، بدلا من الانتقال المستمر بين الاجتماعات دون فواصل.

ويشير الخبراء إلى أن الاجتماعات تستهلك طاقة ذهنية كبيرة، إذ يتطلب حضورها التركيز، وتحليل المعلومات، والمشاركة في النقاشات واتخاذ القرارات. وعند الانتقال مباشرة من اجتماع إلى آخر، لا يحصل الدماغ على الوقت الكافي لمعالجة المعلومات الجديدة، ما قد يؤدي إلى ما يعرف بـ"إرهاق الاجتماعات".

وتعتمد بعض المنصات الرقمية مثل تقاويم الشركات الكبرى على فكرة تقليل مدة الاجتماعات تلقائيا، بحيث يتحول الاجتماع المحدد لنصف ساعة إلى 25 دقيقة، والاجتماع الذي يستغرق ساعة إلى 50 دقيقة، بهدف خلق فترات انتقالية قصيرة خلال اليوم.

ويرى خبراء العمل أن الاجتماعات الأطول ليست بالضرورة أكثر إنتاجية، إذ قد تمتد النقاشات أحيانا لتملأ الوقت المتاح دون تحقيق نتائج إضافية. لذلك أصبحت العديد من الشركات تركز على وضع جداول أعمال واضحة، ودعوة الأشخاص المعنيين فقط، وإنهاء الاجتماع بمجرد تحقيق الهدف.

ورغم أن خمس دقائق قد تبدو فترة بسيطة، فإن تراكمها يوميا يمكن أن يمنح الموظفين وقتا أكبر للتركيز وإنجاز المهام، ويجعل يوم العمل أكثر هدوءا وكفاءة.